Datenschutzerklärung

Wie wir Ihre Daten verwenden, speichern und schützen.

1. Über FirstReply

FirstReply ist eine KI-gestützte Kundenservice-Plattform. Sie ist als über den Browser aufrufbare Webapp verfügbar und ermöglicht Unternehmen, Kundenanfragen aus verbundenen Kommunikationskanälen in einem zentralen Posteingang zu verwalten, Anfragen automatisch zu kategorisieren und zu priorisieren, KI-gestützte Antworten auf Basis der eigenen Wissensbasis zu erstellen, Konversationen zu übersetzen und Kontakte zu verwalten. (In der Folge kurz „Dienste" oder „App".)

Diese Dienste werden von der Timesheet - Mobile Time Tracking OG (in der Folge auch kurz „FirstReply", „wir" oder „uns") angeboten.

Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen.

2. Kontaktdaten

Timesheet - Mobile Time Tracking OG FN 535499z, HG Wien Untere Weißgerberstrasse 43 1/2, 1030 Wien, Österreich

E-Mail: support@firstreply.ai

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an support@firstreply.ai.

3. Allgemeines

FirstReply achtet die Privatsphäre seiner Nutzer und verpflichtet sich, deren persönliche Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie FirstReply personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienste verarbeitet.

Unsere Dienste richten sich ausschließlich an Personen, die mindestens 14 (vierzehn) Jahre alt sind. Es werden daher grundsätzlich keine Daten von Personen unter 14 (vierzehn) Jahren verarbeitet.

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten", „betroffene Person", „Verarbeitung", „Verantwortlicher" und „Auftragsverarbeiter" entsprechen der Definition in der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO").

Diese Datenschutzerklärung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten von:

  • Besuchern der FirstReply-Website („Website-Besucher"),
  • unabhängigen einzelnen Nutzern unserer Dienste (wie Freiberufler oder andere Personen, die sich unabhängig von einem Arbeitgeber oder einer sonstigen Organisation zur Nutzung registrieren; „Einzelkunden") und
  • Unternehmen, Organisationen, Institutionen, Personengruppen o. Ä., die ihre Kundenkommunikation über unsere Dienste abwickeln („Unternehmenskunden").

Einzelkunden und Unternehmenskunden werden in der Folge auch zusammen als „Kunden" bezeichnet.

FirstReply ist Verantwortlicher für die in Punkt 4 genannten personenbezogenen Daten.

Über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung der in Punkt 5 genannten personenbezogenen Daten — insbesondere der Inhalte der über die Dienste verarbeiteten Kundenkonversationen — entscheidet der Kunde. Kunden sind hinsichtlich dieser personenbezogenen Daten als Verantwortliche anzusehen. Die in Punkt 5 genannten personenbezogenen Daten werden von FirstReply somit nur im Auftrag verarbeitet.

Wenn Sie als betroffene Person Kunde eines unserer Kunden sind und mit diesem über unsere Dienste kommuniziert haben, gilt für Sie primär die Datenschutzerklärung dieses Kunden als Verantwortlichem hinsichtlich dieser Datenverarbeitung, für den wir Ihre Daten nur als Auftragsverarbeiter verarbeiten. Anfragen zur Verarbeitung selbst sowie zu Ihren Rechten im Zusammenhang mit der Verarbeitung durch uns sind daher primär an diesen Kunden zu richten, der in der Folge allenfalls Kontakt mit uns aufnimmt.

4. Als Verantwortlicher verarbeitete Daten

Zum Zweck der Zurverfügungstellung und Verbesserung der Dienste verarbeitet FirstReply die nachstehenden Daten als für die Verarbeitung Verantwortlicher:

  1. Bei jeder App-Nutzung verarbeiten wir bestimmte automatisch generierte technische Daten, um die Funktionalität der App aufrechtzuerhalten sowie gezielte Angriffe zu vermeiden und abzuwehren. Dies umfasst etwa die verwendete Soft- und Hardware sowie die IP-Adresse des Endgerätes, den Zeitpunkt und die Dauer der Nutzung sowie Fehlerberichte (zusammen „Gerätedaten").
  2. Wir verarbeiten zudem die genutzten und die am häufigsten genutzten Funktionen. Wir verwenden diese Informationen, um unsere Funktionen zu evaluieren und zu verbessern.
  3. Ihre E-Mail-Adresse wird bei der Registrierung erhoben und danach zur Benutzeridentifikation bei der Anmeldung und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen, etwa zur Zurücksetzung Ihres Passwortes, verwendet.
  4. Bei Erstellung eines Profils werden Nutzern interne Kennungen zugewiesen. Diese verarbeiten wir, um Ihnen Datensätze zuordnen zu können.
  5. Zur Ermöglichung des Abschlusses eines Abonnements über unsere App verarbeiten wir Zahlungsdaten (siehe dazu im Detail unten Punkt 8) sowie weitere notwendige Informationen zur Rechnungslegung im Rahmen von Abonnements (Anschrift, UID etc.).
  6. Korrespondenz, etwa zum Vertragsschluss oder zu Supportzwecken.
  7. Nur Einzelkunden: Name, Profilbild (sofern angegeben), Sprache.
  8. Nur Unternehmenskunden: Informationen zu Abonnements, Teammitgliedern und zugeordneten Nutzern.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist primär die Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b) DSGVO. Ohne die Bereitstellung bzw. Erhebung dieser Daten können wir unsere Dienste bzw. bestimmte Funktionen nicht zur Verfügung stellen.

Freiwillige Angaben werden zum Zweck der Erbringung der jeweils vorgesehenen Funktionen auf Basis der Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a) DSGVO verarbeitet, die der Nutzer durch die Eingabe der jeweiligen Daten erteilt. Diese Einwilligung kann jederzeit durch selbstständige Löschung oder mittels E-Mail an support@firstreply.ai mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Verarbeitung der Gerätedaten und die Funktionsanalyse erfolgt überdies aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f) DSGVO, nämlich zur Optimierung und Verbesserung der App und der Dienste, zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit, zur Bereitstellung von nützlichen Informationen über die Nutzung unserer Dienste sowie um die Sicherheit und Stabilität der App zu gewährleisten und zu erhöhen und um Angriffe und Missbrauch erkennen und verfolgen zu können.

5. Als Auftragsverarbeiter verarbeitete Daten

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir die nachstehenden Daten im Auftrag des Kunden:

  1. Alle Inhalte, die über die Dienste und die dort verfügbaren Funktionen eingegeben, bereitgestellt, erhoben oder in jeder anderen Form verarbeitet werden, wie insbesondere Kundenkonversationen und Nachrichten aus verbundenen Kommunikationskanälen (z. B. E-Mail-Postfächer, Messenger und Social-Media-Konten), Kontaktdaten der Kunden des Kunden, Inhalte der Wissensbasis (z. B. importierte Websites, Hilfeartikel und Dokumentationen), Notizen, Kategorien, Anhänge, Bilder und sonstige Uploads, sofern und nur in dem Ausmaß, in dem diese Daten bereitgestellt werden. Davon sind auch sämtliche Daten und Informationen umfasst, die aufgrund der individuell wählbaren Kanalverbindungen und Berechtigungen zur Verfügung gestellt werden.
  2. Nur Unternehmenskunden: Name, Profilbild (sofern angegeben) und Sprache der Teammitglieder und zugeordneten Nutzer.
  3. Informationen, die wir von kundenseitig aktivierten und verbundenen bzw. integrierten Anwendungen und Kanälen von Drittanbietern erhalten. Sie sollten immer die Datenschutzeinstellungen und Hinweise in diesen Drittanbieterdiensten überprüfen, um zu verstehen, welche Daten an uns weitergegeben oder mit unseren Diensten geteilt werden können.
  4. Zudem können personenbezogene Daten von einzelnen Personen verarbeitet werden, wenn Kunden oder deren Kunden diese Daten im Rahmen unserer Dienste bekannt geben, etwa durch Eintragungen in Konversationen, Kontaktdatensätzen oder der Wissensbasis.

Zur Bereitstellung KI-gestützter Funktionen (wie automatische Antworterstellung, Kategorisierung und Übersetzung) können Konversationsinhalte durch die in Punkt 7 genannten KI- und Übersetzungs-Subauftragsverarbeiter verarbeitet werden. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Kunden; die Inhalte werden von uns nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

FirstReply verarbeitet diese Daten nur im Auftrag des jeweiligen Verantwortlichen; die Rechtsgrundlage der Verarbeitung (Vertragserfüllung, Einwilligung, berechtigte Interessen etc.) wird daher individuell vom jeweiligen Verantwortlichen bestimmt.

6. Nachrichten

Zur Information über Ereignisse im Rahmen der App werden bei Aktivierung dieser Funktion Benachrichtigungen versendet. Die Benachrichtigungseinstellungen können jederzeit in der App angepasst oder deaktiviert werden.

Wenn Sie sich zu unserem Newsletter anmelden oder wenn andere gesetzliche Voraussetzungen dafür vorliegen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse zur Zusendung von Neuigkeiten und Informationen zu FirstReply. Durch die Anmeldung willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten zu diesem Zweck sowie zur Zusendung von werblichen Nachrichten ein. Eine Verarbeitung erfolgt bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses, nämlich, um in Verbindung mit Ihnen zu bleiben und den Kontakt aufrechtzuhalten. Jedenfalls können Sie die weitere Zusendung mittels E-Mail an support@firstreply.ai ablehnen.

Zur Vertragserfüllung senden wir Ihnen zudem dafür notwendige Nachrichten zu, etwa zur Bestätigung Ihrer Registrierung oder zur Zurücksetzung Ihres Passwortes.

7. Empfänger

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie — mit den in dieser Datenschutzerklärung genannten Ausnahmen oder wenn dies gesetzlich oder behördlich vorgeschrieben ist — auch nicht auf andere Weise an Dritte weiter.

Innerhalb der App können Ihre Daten, abhängig von Ihren Einstellungen oder den Einstellungen Ihrer Organisation, an andere Nutzer und Teammitglieder weitergegeben werden.

Personenbezogene Daten können an einen Ort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR") übertragen, dort gespeichert oder von dort abgerufen werden, damit wir die Dienste bereitstellen können. Zur Bereitstellung der Dienste setzen wir sorgfältig ausgewählte Subauftragsverarbeiter ein, insbesondere für Cloud-Hosting (Google Cloud), E-Mail-Zustellung (SendGrid/Twilio), KI-gestützte Antworterstellung (OpenAI), Übersetzung (DeepL) und Zahlungsabwicklung (Stripe). Eine aktuelle Liste der von uns genutzten Subauftragsverarbeiter ist auf Anfrage unter support@firstreply.ai erhältlich. Sie stimmen der Heranziehung dieser Empfänger sowie der Übertragung, Speicherung und sonstigen Verarbeitung an/durch diese ausdrücklich zu.

Wir verpflichten uns dazu, personenbezogene Daten nur dann in Drittländer zu übermitteln, wenn dort ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, Standardvertragsklauseln abgeschlossen wurden, verbindliche interne Datenschutzvorschriften bestehen bzw. andere geeignete Garantien bestehen oder Sie in diese Übermittlung eingewilligt haben.

8. Zahlungen

Zur Bezahlung von über die App abgeschlossenen Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstanbieter Stripe.

Zur Zahlungsabwicklung werden an diesen Zahlungsdienstleister die Daten übertragen, die jeweils zur Abwicklung notwendig sind. Diese Verarbeitung und Übermittlung erfolgt zur Bezahlung von Abonnements und somit zur Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b) DSGVO sowie aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a) DSGVO.

Stripe überträgt die Daten möglicherweise auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes, sofern dies zur Erbringung der Dienste erforderlich ist. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Stripe finden Sie unter https://stripe.com/privacy.

9. Anmeldung über Drittanbieter

Sie können sich bei unseren Diensten auch via Drittanbieter („Anmelden mit Google") registrieren und anmelden, wenn Sie dies möchten und die entsprechenden Einstellungen beim Drittanbieterdienst vorgenommen haben.

„Anmelden mit Google" bzw. „Google Sign-In" ist ein Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Dadurch wird Ihr Google-Account mit unserem Dienst verknüpft und wir erhalten von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie allenfalls Ihr Profilbild. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Google erhalten Sie unter https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Anmeldung via Drittanbieter basiert auf Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a) DSGVO sowie Ihrer Rechtsbeziehung zum jeweiligen Anbieter und den im Rahmen der dortigen Möglichkeiten vorgenommenen Einstellungen. Die Nutzung dieser Dienste ist freiwillig; Sie können alternativ auch bei uns direkt ein Konto anlegen und somit eine solche Verarbeitung vermeiden.

10. Privatsphäre und Sicherheit

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht im Rahmen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art 22 Abs 1 und 4 DSGVO, die zu Entscheidungen führt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Durch Festlegung der einzelnen Einstellungen bzw. Bereitstellung Ihrer Angaben willigen Sie in die jeweilige Verarbeitung und Übermittlung ausdrücklich ein und können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch Adaptierung dieser Einstellungen oder das Löschen einzelner Angaben widerrufen oder anpassen.

Wir arbeiten nur mit höchst vertrauenswürdigen Dienstleistern und Datenverarbeitern zusammen. Wir verwenden das Secure-Sockets-Layer-(SSL-)Protokoll, das alle zwischen Ihnen und unseren Diensten gesendeten Informationen verschlüsselt.

Leider kann kein Datenübertragungs- oder Speichersystem zu 100 % sicher sein. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist, kontaktieren Sie uns bitte umgehend unter support@firstreply.ai. Wenn wir eine Datenverletzung feststellen, werden wir Sie so schnell wie möglich kontaktieren.

11. Speicherdauer und Löschung des Kontos

Die unter Punkt 4 genannten Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Bestehens Ihres Kontos gespeichert. Zahlungsdaten bzw. weitere zur Erfüllung unserer unternehmens- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten notwendige Daten (insbesondere gemäß UGB und BAO) werden von uns so lange gespeichert, wie wir diese zur Zahlungsabwicklung benötigen bzw. eine diesbezügliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht dies vorsieht. Darüber hinaus können sich aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder der Notwendigkeit der Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche längere Speicherfristen ergeben. Die Speicherdauer der übrigen Daten richtet sich nach den Vorgaben des Verantwortlichen; Kunden können diese Daten jederzeit in der App löschen.

Sie können Ihr Konto jederzeit in der Webanwendung unter „Profil" → „Konto löschen" in seiner Gesamtheit löschen. Die Löschung Ihres Kontos verstehen wir als Widerruf Ihrer Einwilligung in die gesamte Datenverarbeitung sowie als Löschungsbegehren gemäß Art 17 DSGVO. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Löschung aus technischen Gründen möglicherweise nicht sofort erfolgen kann, weswegen wir uns eine angemessene Frist zur Löschung der Inhalte vorbehalten.

Auch nach Löschung des Kontos kann es jedoch sein, dass wir bestimmte Daten weiter aufbewahren müssen, insbesondere wenn dies aufgrund gesetzlicher Pflichten (etwa Verrechnungsdaten gemäß unternehmensrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften) oder einer Anordnung eines Gerichtes oder einer Verwaltungsbehörde notwendig ist, diese Daten zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen weiter aufbewahrt werden müssen oder wenn an deren weiterer Speicherung ein berechtigtes Interesse Dritter oder ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht.

12. Cookies (nur Website)

Internetseiten verwenden teilweise sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, das Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Manche der verwendeten Cookies sind sogenannte „Session-Cookies". Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben für eine bestimmte längere Dauer auf Ihrem Endgerät gespeichert oder bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Allgemeine Informationen zu Cookies finden Sie auch unter allaboutcookies.org.

Nähere Informationen zu den auf dieser Website verwendeten Cookies finden Sie in den Cookie-Einstellungen, die Sie über das Cookie-Banner und den Link „Cookie-Einstellungen" auf unserer Website verwalten können.

Die Verarbeitung der Cookie-Daten erfolgt im Hinblick auf notwendige und nützliche Cookies aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f) DSGVO, nämlich zur Gewährleistung der Funktionalität und der Sicherheit dieser Website.

Hinsichtlich Analyse-, Reporting- und Marketing-Cookies („nicht notwendige Cookies") erfolgt die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung im Rahmen der Cookie-Einstellungen zu Beginn oder während Ihres Besuches dieser Website. Diese Einwilligung können Sie jederzeit im Rahmen der Cookie-Einstellungen anpassen und so Ihre Einwilligung auch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung, Datenübertragung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger bzw. unzulässig verarbeiteter Daten.

Sie haben jederzeit das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund unserer berechtigten Interessen erfolgt, zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben. Der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte per E-Mail an support@firstreply.ai oder postalisch an die unter Punkt 2 angegebene Anschrift. Ihre Rechte können Sie jedoch zum Teil auch selbst ganz einfach wahrnehmen, etwa wie oben beschrieben durch Vornahme der entsprechenden Einstellungen und durch Löschen einzelner Angaben.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen geltendes Recht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde. Zur Vermeidung eines Verfahrens ersuchen wir Sie jedoch in allen Fällen um vorherige Kontaktaufnahme.

Version: 14. Juli 2026