Privacybeleid

Hoe wij uw gegevens gebruiken, opslaan en beschermen.

1. Over FirstReply

FirstReply is een AI-gestuurd klantenserviceplatform. Het is beschikbaar als webapp via de browser en stelt bedrijven in staat klantvragen uit verbonden communicatiekanalen te beheren in één centrale inbox, vragen automatisch te categoriseren en prioriteren, AI-ondersteunde antwoorden te genereren op basis van de eigen kennisbank, gesprekken te vertalen en contacten te beheren. (Hierna kortweg "Diensten" of "App".)

Deze Diensten worden aangeboden door Timesheet - Mobile Time Tracking OG (hierna ook kortweg "FirstReply", "wij" of "ons").

Let ook op onze Servicevoorwaarden.

2. Contactgegevens

Timesheet - Mobile Time Tracking OG FN 535499z, Handelsrechtbank Wenen Untere Weißgerberstrasse 43 1/2, 1030 Wenen, Oostenrijk

E-mail: support@firstreply.ai

Richt privacyvragen aan support@firstreply.ai.

3. Algemeen

FirstReply respecteert de privacy van zijn gebruikers en verplicht zich hun persoonsgegevens te beschermen. Dit privacybeleid legt uit hoe FirstReply persoonsgegevens verwerkt in verband met het gebruik van onze Diensten.

Onze Diensten richten zich uitsluitend tot personen die ten minste 14 (veertien) jaar oud zijn. Er worden daarom in principe geen gegevens van personen jonger dan 14 (veertien) jaar verwerkt.

De in dit privacybeleid gebruikte begrippen "persoonsgegevens", "betrokkene", "verwerking", "verwerkingsverantwoordelijke" en "verwerker" komen overeen met de definities in de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG").

Dit privacybeleid regelt de verwerking van persoonsgegevens van:

bezoekers van de FirstReply-website ("Websitebezoekers"),
onafhankelijke individuele gebruikers van onze Diensten (zoals freelancers of andere personen die zich onafhankelijk van een werkgever of andere organisatie registreren; "Individuele Klanten"), en
bedrijven, organisaties, instellingen, groepen personen en dergelijke die hun klantcommunicatie via onze Diensten afhandelen ("Zakelijke Klanten").

Individuele Klanten en Zakelijke Klanten worden hierna ook gezamenlijk "Klanten" genoemd.

FirstReply is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in punt 4 genoemde persoonsgegevens.

De Klant bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van de in punt 5 genoemde persoonsgegevens — in het bijzonder de inhoud van klantgesprekken die via de Diensten worden verwerkt. Klanten zijn met betrekking tot deze persoonsgegevens dus als verwerkingsverantwoordelijken te beschouwen. De in punt 5 genoemde persoonsgegevens worden door FirstReply dus uitsluitend in opdracht verwerkt.

Als u als betrokkene klant bent van een van onze Klanten en via onze Diensten met deze heeft gecommuniceerd, geldt voor u primair het privacybeleid van deze Klant als verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevensverwerking, waarvoor wij uw gegevens alleen als verwerker verwerken. Vragen over de verwerking zelf en over uw rechten in verband met de verwerking door ons dienen daarom primair aan deze Klant te worden gericht, die vervolgens zo nodig contact met ons opneemt.

4. Als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte gegevens

Voor het leveren en verbeteren van de Diensten verwerkt FirstReply de volgende gegevens als verwerkingsverantwoordelijke:

Bij elk gebruik van de App verwerken wij bepaalde automatisch gegenereerde technische gegevens om de functionaliteit van de App te waarborgen en gerichte aanvallen te voorkomen en af te weren. Dit omvat bijvoorbeeld de gebruikte soft- en hardware, het IP-adres van het eindapparaat, het tijdstip en de duur van het gebruik en foutrapporten (samen "Apparaatgegevens").
Wij verwerken ook de gebruikte en meest gebruikte functies. Wij gebruiken deze informatie om onze functies te evalueren en te verbeteren.
Uw e-mailadres wordt bij registratie verzameld en daarna gebruikt voor gebruikersidentificatie bij het inloggen en om contact met u op te nemen, bijvoorbeeld om uw wachtwoord te resetten.
Bij het aanmaken van een profiel krijgen gebruikers interne identificatienummers toegewezen. Wij verwerken deze om datasets aan u te kunnen koppelen.
Om het afsluiten van een abonnement via onze App mogelijk te maken, verwerken wij betaalgegevens (zie in detail punt 8 hieronder) en andere noodzakelijke informatie voor facturering in het kader van abonnementen (adres, btw-nummer, enz.).
Correspondentie, bijvoorbeeld voor het sluiten van een overeenkomst of voor supportdoeleinden.
Alleen Individuele Klanten: naam, profielfoto (indien opgegeven), taal.
Alleen Zakelijke Klanten: informatie over abonnementen, teamleden en toegewezen gebruikers.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is primair de uitvoering van de overeenkomst volgens art. 6 lid 1 sub b) AVG. Zonder het verstrekken of verzamelen van deze gegevens kunnen wij onze Diensten of bepaalde functies niet leveren.

Vrijwillige gegevens worden verwerkt voor het leveren van de betreffende functies op basis van toestemming volgens art. 6 lid 1 sub a) AVG, die de gebruiker geeft door de betreffende gegevens in te voeren. Deze toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken door zelfstandige verwijdering of per e-mail aan support@firstreply.ai.

De verwerking van de Apparaatgegevens en de functieanalyse vindt bovendien plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6 lid 1 sub f) AVG, namelijk het optimaliseren en verbeteren van de App en de Diensten, het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid, het leveren van nuttige informatie over het gebruik van onze Diensten en het waarborgen en verhogen van de veiligheid en stabiliteit van de App en het kunnen herkennen en opsporen van aanvallen en misbruik.

5. Als verwerker verwerkte gegevens

Als verwerker verwerken wij de volgende gegevens in opdracht van de Klant:

Alle inhoud die via de Diensten en de daar beschikbare functies wordt ingevoerd, verstrekt, verzameld of op enige andere wijze verwerkt, zoals in het bijzonder klantgesprekken en berichten uit verbonden communicatiekanalen (bijv. e-mailinboxen, messengers en social-media-accounts), contactgegevens van de klanten van de Klant, inhoud van de kennisbank (bijv. geïmporteerde websites, helpartikelen en documentatie), notities, categorieën, bijlagen, afbeeldingen en andere uploads, voor zover en alleen in de mate waarin deze gegevens worden verstrekt. Hieronder vallen ook alle gegevens en informatie die op basis van de individueel instelbare kanaalverbindingen en machtigingen beschikbaar worden gesteld.
Alleen Zakelijke Klanten: naam, profielfoto (indien opgegeven) en taal van teamleden en toegewezen gebruikers.
Informatie die wij ontvangen van door de Klant geactiveerde en verbonden of geïntegreerde applicaties en kanalen van derden. U dient altijd de privacy-instellingen en kennisgevingen in deze diensten van derden te controleren om te begrijpen welke gegevens met ons gedeeld of aan onze Diensten doorgegeven kunnen worden.
Daarnaast kunnen persoonsgegevens van individuele personen worden verwerkt wanneer Klanten of hun klanten deze gegevens in het kader van onze Diensten bekendmaken, bijvoorbeeld door ze in te voeren in gesprekken, contactrecords of de kennisbank.

Voor het leveren van AI-ondersteunde functies (zoals automatische antwoordgeneratie, categorisering en vertaling) kan gespreksinhoud worden verwerkt door de in punt 7 genoemde AI- en vertaalsubverwerkers. Deze verwerking vindt uitsluitend plaats in opdracht en volgens instructies van de Klant; de inhoud wordt door ons niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

FirstReply verwerkt deze gegevens alleen in opdracht van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke; de rechtsgrondslag van de verwerking (uitvoering van de overeenkomst, toestemming, gerechtvaardigde belangen, enz.) wordt daarom individueel door de betreffende verwerkingsverantwoordelijke bepaald.

6. Berichten

Om te informeren over gebeurtenissen binnen de App worden bij activering van deze functie meldingen verzonden. De meldingsinstellingen kunnen te allen tijde in de App worden aangepast of uitgeschakeld.

Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, of als aan andere wettelijke voorwaarden is voldaan, verwerken wij uw e-mailadres om u nieuws en informatie over FirstReply te sturen. Door aanmelding stemt u in met de verwerking van uw contactgegevens voor dit doel en voor het verzenden van promotionele berichten. Wij verwerken uw gegevens totdat u uw toestemming intrekt.

Als aan de wettelijke vereisten is voldaan, verwerken wij uw contactgegevens ook op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om met u in contact te blijven. U kunt verdere toezending in elk geval weigeren per e-mail aan support@firstreply.ai.

Voor de uitvoering van de overeenkomst sturen wij u bovendien de daarvoor noodzakelijke berichten, bijvoorbeeld ter bevestiging van uw registratie of voor het resetten van uw wachtwoord.

7. Ontvangers

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en geven ze — met de in dit privacybeleid genoemde uitzonderingen of wanneer dit wettelijk of door een autoriteit is voorgeschreven — ook niet op andere wijze door aan derden.

Binnen de App kunnen uw gegevens, afhankelijk van uw instellingen of de instellingen van uw organisatie, worden gedeeld met andere gebruikers en teamleden.

Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen naar, opgeslagen in of geraadpleegd vanaf een locatie buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") zodat wij de Diensten kunnen leveren. Voor het leveren van de Diensten maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers, met name voor cloudhosting (Google Cloud), e-mailbezorging (SendGrid/Twilio), AI-ondersteunde antwoordgeneratie (OpenAI), vertaling (DeepL) en betalingsverwerking (Stripe). Een actuele lijst van de door ons gebruikte subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via support@firstreply.ai. U stemt uitdrukkelijk in met het gebruik van deze ontvangers en met de overdracht, opslag en overige verwerking aan/door hen.

Wij verplichten ons persoonsgegevens alleen naar derde landen door te geven als daar een passend niveau van gegevensbescherming is gewaarborgd, standaardcontractbepalingen zijn afgesloten, bindende interne gegevensbeschermingsvoorschriften bestaan of andere passende waarborgen bestaan, of als u met deze doorgifte heeft ingestemd.

8. Betalingen

Voor de betaling van via de App afgesloten abonnementen maken wij gebruik van de betalingsdienstverlener Stripe.

Voor de betalingsverwerking worden aan deze betalingsdienstverlener de gegevens doorgegeven die telkens voor de afwikkeling noodzakelijk zijn. Deze verwerking en doorgifte vinden plaats voor de betaling van abonnementen en dus voor de uitvoering van de overeenkomst volgens art. 6 lid 1 sub b) AVG en op basis van uw toestemming volgens art. 6 lid 1 sub a) AVG.

Stripe kan de gegevens ook buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor het leveren van de diensten. Meer informatie over de verwerking van uw gegevens door Stripe vindt u op https://stripe.com/privacy.

9. Inloggen via derden

U kunt zich bij onze Diensten ook via een derde partij ("Inloggen met Google") registreren en aanmelden, als u dit wenst en de betreffende instellingen bij de dienst van derden heeft gemaakt.

"Google Sign-In" of "Inloggen met Google" is een dienst van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland ("Google"). Hierdoor wordt uw Google-account gekoppeld aan onze Dienst en ontvangen wij van Google uw naam, uw e-mailadres en eventueel uw profielfoto. Meer informatie over de verwerking van uw gegevens door Google vindt u op https://policies.google.com/privacy.

De verwerking van uw gegevens in het kader van inloggen via derden is gebaseerd op uw toestemming volgens art. 6 lid 1 sub a) AVG en uw rechtsverhouding met de betreffende aanbieder en de daar gemaakte instellingen. Het gebruik van deze diensten is vrijwillig; u kunt ook rechtstreeks bij ons een account aanmaken en zo een dergelijke verwerking vermijden.

10. Privacy en beveiliging

Wij verwerken uw gegevens niet in het kader van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering volgens art. 22 lid 1 en 4 AVG, die leidt tot besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Door het instellen van de individuele opties of het verstrekken van uw gegevens stemt u uitdrukkelijk in met de betreffende verwerking en doorgifte en kunt u deze toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken of aanpassen door deze instellingen aan te passen of individuele gegevens te verwijderen.

Wij werken alleen samen met zeer betrouwbare dienstverleners en gegevensverwerkers. Wij gebruiken het Secure Sockets Layer (SSL)-protocol, dat alle informatie versleutelt die tussen u en onze Diensten wordt verzonden.

Helaas kan geen enkel systeem voor gegevensoverdracht of -opslag 100% veilig zijn. Als u redenen heeft om aan te nemen dat uw interactie met ons niet langer veilig is, neem dan onmiddellijk contact met ons op via support@firstreply.ai. Als wij een datalek ontdekken, nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.

11. Bewaartermijn en verwijdering van het account

De onder punt 4 genoemde gegevens worden in principe bewaard voor de duur van het bestaan van uw account. Betaalgegevens en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het nakomen van onze ondernemings- en belastingrechtelijke bewaarplichten (met name volgens UGB en BAO) worden door ons bewaard zolang wij ze nodig hebben voor de betalingsverwerking of zolang een wettelijke bewaarplicht dit voorschrijft. Daarnaast kunnen langere bewaartermijnen voortvloeien uit wettelijke verplichtingen of de noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen of af te weren. De bewaartermijn van de overige gegevens is gebaseerd op de specificaties van de verwerkingsverantwoordelijke; Klanten kunnen deze gegevens te allen tijde in de App verwijderen.

U kunt uw volledige account te allen tijde in de webapplicatie verwijderen onder "Profiel" → "Account verwijderen". Wij beschouwen de verwijdering van uw account als intrekking van uw toestemming voor de gegevensverwerking en als verwijderingsverzoek volgens art. 17 AVG. Houd er echter rekening mee dat verwijdering om technische redenen mogelijk niet onmiddellijk kan plaatsvinden, daarom behouden wij ons een redelijke termijn voor het verwijderen van de inhoud voor.

Ook na verwijdering van het account kan het echter nodig zijn dat wij bepaalde gegevens blijven bewaren, met name als dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudgegevens volgens ondernemings- en belastingrechtelijke voorschriften) of een bevel van een rechtbank of bestuursorgaan, als deze gegevens bewaard moeten blijven voor de verdediging of het instellen van rechtsvorderingen, of als er een gerechtvaardigd belang van derden of van onze kant bestaat bij de verdere opslag.

12. Cookies (alleen website)

Internetpagina's gebruiken deels zogenaamde cookies. Cookies richten geen schade aan op uw computer en bevatten geen virussen. Cookies dienen om het aanbod gebruiksvriendelijker, effectiever en veiliger te maken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst en door uw browser worden opgeslagen. Sommige van de gebruikte cookies zijn zogenaamde "sessiecookies". Deze worden na afloop van uw bezoek automatisch verwijderd. Andere cookies blijven voor een bepaalde langere duur op uw apparaat opgeslagen of totdat u ze verwijdert. Deze cookies stellen ons in staat uw browser bij een volgend bezoek te herkennen. U kunt uw browser zo instellen dat u over het plaatsen van cookies wordt geïnformeerd en cookies alleen per geval toestaat, de acceptatie van cookies voor bepaalde gevallen of in het algemeen uitsluit en het automatisch verwijderen van cookies bij het sluiten van de browser activeert. Bij het uitschakelen van cookies kan de functionaliteit van deze website beperkt zijn. Algemene informatie over cookies vindt u ook op www.allaboutcookies.org.

Meer informatie over de op deze website gebruikte cookies vindt u in de cookie-instellingen, die u kunt beheren via de cookiebanner en de link "Cookie-instellingen" op onze website.

Met betrekking tot noodzakelijke en nuttige cookies is de verwerking van cookiegegevens gebaseerd op een gerechtvaardigd belang volgens art. 6 lid 1 sub f) AVG, namelijk het waarborgen van de functionaliteit en veiligheid van deze website.

Met betrekking tot analyse-, rapportage- en marketingcookies ("niet-noodzakelijke cookies") vindt de verwerking plaats op basis van uw toestemming in de cookie-instellingen aan het begin van of tijdens uw bezoek aan deze website. U kunt deze toestemming te allen tijde in de cookie-instellingen aanpassen en zo uw toestemming ook te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken.

13. Uw rechten

U heeft te allen tijde het recht op inzage in uw opgeslagen persoonsgegevens, informatie over de herkomst en ontvangers ervan en het doel van de gegevensverwerking, en, als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht op rectificatie, gegevensoverdraagbaarheid, beperking van de verwerking en blokkering of verwijdering van onjuiste of onrechtmatig verwerkte gegevens.

U heeft te allen tijde het recht een gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens met werking voor de toekomst in te trekken.

U heeft bovendien het recht bezwaar te maken tegen een verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van onze gerechtvaardigde belangen, als daarvoor redenen voortvloeien uit uw bijzondere situatie. Tegen de verwerking van uw gegevens voor directmarketingdoeleinden kunt u te allen tijde zonder opgave van redenen bezwaar maken.

Om uw bovengenoemde rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen per e-mail via support@firstreply.ai of per post op het onder punt 2 vermelde adres. Sommige van uw rechten kunt u echter ook heel eenvoudig zelf uitoefenen, bijvoorbeeld door de betreffende instellingen te maken zoals hierboven beschreven en door individuele gegevens te verwijderen.

Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons in strijd is met het geldende recht of dat uw privacyrechten op een andere wijze zijn geschonden, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Oostenrijk is dat de gegevensbeschermingsautoriteit (Datenschutzbehörde). Om een procedure te vermijden, verzoeken wij u echter in alle gevallen eerst contact met ons op te nemen.

Versie: 14 juli 2026