Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de klant (hierna de "verwerkingsverantwoordelijke") en Timesheet - Mobile Time Tracking OG, Untere Weißgerberstrasse 43 1/2, 1030 Wenen, Oostenrijk, die de dienst FirstReply exploiteert (hierna de "verwerker"), samen de "partijen".

"Klant" betekent in deze context enerzijds onafhankelijke individuele gebruikers van onze diensten, zoals freelancers of andere personen die zich onafhankelijk van een werkgever of andere organisatie voor gebruik registreren ("individuele klant"). In het geval van bedrijven, organisaties, instellingen, groepen van personen en dergelijke die onze diensten gebruiken om de klantenservice van hun onderneming te beheren en daarvoor licenties hebben verworven voor de aan hun FirstReply-organisatie toegewezen medewerkers of andere personen ("zakelijke klanten"), geldt het betreffende bedrijf, de organisatie, instelling of groep van personen als klant en daarmee als verwerkingsverantwoordelijke.

1. Algemeen

Deze verwerkersovereenkomst (hierna ook de "overeenkomst"), in aanvulling op de privacyverklaring, regelt de verwerking van persoonsgegevens (hierna ook de "gegevens") door de verwerker in het kader van de tussen de partijen gesloten overeenkomst over het gebruik van de FirstReply-app en -diensten. FirstReply is een AI-gestuurd platform voor klantenservice. Het is beschikbaar als webapp via de browser, verbindt de supportkanalen van de verwerkingsverantwoordelijke (zoals e-mailinboxen, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, LinkedIn en Google Play-reviews) en maakt de geautomatiseerde verwerking van klantenservicegesprekken mogelijk door middel van kunstmatige intelligentie, waaronder classificatie, AI-opgestelde en geautomatiseerde antwoorden, vertaling, contactbeheer, een kennisbank en rapportages (de "diensten" of de "app").
De regeling van de commerciële en juridische voorwaarden en een precieze technische of vakinhoudelijke beschrijving van de diensten zijn geen onderwerp van deze overeenkomst. Deze overeenkomst waarborgt dat de verwerking van gegevens in het kader van het gebruik van de diensten voldoet aan alle toepasselijke wettelijke vereisten, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") en de Oostenrijkse gegevensbeschermingswet (Datenschutzgesetz, "DSG"). Alle in deze overeenkomst gebruikte begrippen hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de privacyverklaring, de voorwaarden of, subsidiair, in de AVG of, verder subsidiair, in andere toepasselijke wettelijke bepalingen.

2. Duur

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van het gebruik van de diensten of voor de duur van de tussen de partijen gesloten overeenkomst over het gebruik van de diensten.

3. Onderwerp van de gegevensverwerking

3.1 Doel van de verwerking

Het ontvangen, opslaan, organiseren, classificeren, vertalen en beantwoorden van de klantenservicegesprekken van de verwerkingsverantwoordelijke via de verbonden kanalen, inclusief AI-gebaseerde classificatie, conceptantwoorden en geautomatiseerde antwoorden, evenals het bijbehorende contactbeheer, kennisbeheer en de rapportages. Het doel is de verwerkingsverantwoordelijke te ondersteunen bij het uitvoeren van zijn klantenservice. Deze overeenkomst dient te worden begrepen als een aanvulling op de voor het gebruik van de diensten gesloten overeenkomst.

3.2 Gegevenscategorieën

3.2.1 Gebruikersgegevens

a) Alleen zakelijke klanten: naam, profielfoto (indien opgegeven) en taal van de licentiegebruikers (teamleden).

b) Alle content die via de diensten en de daarin beschikbare functies wordt ingevoerd, geüpload, verstrekt, verzameld of anderszins verwerkt, zoals in het bijzonder supportgesprekken en berichten inclusief bijlagen, contactgegevens van de klanten van de verwerkingsverantwoordelijke (zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en messaging-identificatoren), inboxen, sjablonen, prompts, classificaties, kennisitems en verbonden kennisbronnen en overige uploads, voor zover en uitsluitend in de mate waarin deze gegevens worden verstrekt. Hieronder vallen ook alle gegevens en informatie die beschikbaar worden gesteld op basis van de individueel te verbinden kanalen en integraties.

c) De inhoud van supportgesprekken en kennisbronnen die door kunstmatige intelligentie wordt verwerkt ten behoeve van classificatie, conceptantwoorden, vertaling en assistentfuncties, en die persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en van derden (zoals de klanten van de verwerkingsverantwoordelijke) kan bevatten.

d) Informatie die wordt verzonden door gebruikersgeactiveerde en verbonden of geïntegreerde applicaties van derden, zoals messagingplatforms, reviewplatforms en kennisbron-integraties.

e) Persoonsgegevens van individuele personen die de klanten van de verwerkingsverantwoordelijke verstrekken in het kader van supportgesprekken, bijvoorbeeld in berichtinhoud of bijlagen.

4. Verplichtingen van de verwerker

De verwerker is verplicht de gegevens uitsluitend te verwerken in het kader van de bovengenoemde doeleinden en in overeenstemming met de voorwaarden van deze overeenkomst en de gedocumenteerde instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. Indien de verwerker een officieel bevel ontvangt om gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke vrij te geven, dient de verwerker, voor zover wettelijk toegestaan, de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte te stellen en de autoriteit naar de verwerkingsverantwoordelijke te verwijzen. Evenzo vereist de verwerking van gegevens voor eigen doeleinden van de verwerker een schriftelijke opdracht. De beschrijving van de gegevensverwerking en de diensten in de voorwaarden, de privacyverklaring en deze overeenkomst bevatten afsluitend de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking.
De verwerker verklaart dat hij alle met de gegevensverwerking belaste personen vóór aanvang van hun werkzaamheden tot vertrouwelijkheid heeft verplicht of dat zij onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht. In het bijzonder blijft de geheimhoudingsplicht van de met de gegevensverwerking belaste personen ook na beëindiging van hun werkzaamheden en hun vertrek bij de verwerker van kracht.
De verwerker verklaart dat hij alle noodzakelijke maatregelen heeft getroffen om de beveiliging van de verwerking conform art. 32 AVG te waarborgen. Deze maatregelen zijn te allen tijde op verzoek beschikbaar en kunnen in de toekomst worden gewijzigd, maar mogen niet onder het huidige beschermingsniveau zakken. De verwerkingsverantwoordelijke verklaart dat deze maatregelen in de zin van art. 32 AVG een passend beschermingsniveau waarborgen.
De verwerker treft de technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerkingsverantwoordelijke de rechten van betrokkenen krachtens hoofdstuk III van de AVG (informatie, inzage, rectificatie en wissing, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, evenals geautomatiseerde individuele besluitvorming) te allen tijde binnen de wettelijke termijnen kan vervullen, en verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke alle daarvoor noodzakelijke informatie. Indien een dergelijk verzoek aan de verwerker wordt gericht en daaruit blijkt dat de verzoeker de verwerker ten onrechte voor de verantwoordelijke van de door hem uitgevoerde gegevensverwerking houdt, stuurt de verwerker het verzoek onmiddellijk door aan de verwerkingsverantwoordelijke en stelt hij de verzoeker daarvan op de hoogte.
De verwerker ondersteunt de verwerkingsverantwoordelijke bij het nakomen van de in de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG genoemde verplichtingen (gegevensbeveiligingsmaatregelen, meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de toezichthoudende autoriteit, mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene, gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voorafgaande raadpleging).
De verwerker verplicht zich de verwerkingsverantwoordelijke de informatie te verstrekken die noodzakelijk is om de naleving van de in deze overeenkomst genoemde verplichtingen te controleren. Primair wordt het bewijs van naleving geleverd door het overhandigen van certificaten, bevestigingen of andere documentatie. Mochten er desondanks gegronde twijfels over de naleving ontstaan, dan wordt de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van de door hem verstrekte gegevens het recht verleend op inzage en controle van de gegevensverwerkingsfaciliteiten, ook door derden die door de verwerkingsverantwoordelijke zijn aangesteld. De kosten daarvan komen in elk geval voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke.
Na beëindiging van deze overeenkomst zal de verwerker, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, alle verwerkingsresultaten en documenten die persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten, wissen of in een gangbaar formaat aan de verwerkingsverantwoordelijke overdragen.
De verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld indien hij van mening is dat een instructie van de verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht van de Unie of de lidstaten.

5. Plaats van de verwerking

De klant erkent dat de levering van de contractuele diensten de overdracht of verwerking van persoonsgegevens in of naar landen buiten de EER kan vereisen. De bepalingen van deze overeenkomst gelden tevens als de instructies van de klant met betrekking tot doorgiften naar derde landen.
De verwerker verplicht zich tot naleving van de standaardcontractbepalingen zoals gewijzigd bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie van 4 juni 2021 betreffende standaardcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679, in het geval van doorgiften van persoonsgegevens aan verwerkers gevestigd in derde landen die geen passend niveau van gegevensbescherming waarborgen.

6. Subverwerkers

De verwerker is gerechtigd aanvullende verwerkers ("subverwerkers") in te schakelen. De verwerker maakt momenteel gebruik van de subverwerkers vermeld op firstreply.ai/sub-processors.
De verwerker is gerechtigd verdere subverwerkers in te schakelen.
De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke tijdig op de hoogte van de voorgenomen toevoegingen of wijzigingen van de subverwerkers, zodat de verwerkingsverantwoordelijke deze zo nodig kan verbieden. De verwerker sluit de noodzakelijke overeenkomsten in de zin van artikel 28, lid 4, AVG met alle subverwerkers.

7. Verplichtingen van de klant

De klant garandeert dat alle persoonsgegevens die aan de verwerker ter beschikking worden gesteld, worden verzameld en ter beschikking gesteld in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en dat hij alle verplichtingen in dit verband nakomt, in het bijzonder met betrekking tot het informeren van de betrokkenen, het verkrijgen van de relevante toestemmingen, indien van toepassing, evenals documentatie en transparantie.
De klant zorgt er verder voor dat alle instructies die hij aan de verwerker geeft met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving.
De klant vrijwaart de verwerker in geval van schending van deze verplichtingen.

8. Slotbepalingen

Op deze overeenkomst is Oostenrijks recht van toepassing, met uitsluiting van het internationaal privaatrecht en het Weens Koopverdrag. De bevoegde rechter is de relatief en absoluut bevoegde rechter in de vestigingsplaats van de verwerker.
Indien een bepaling van deze overeenkomst ongeldig of niet-afdwingbaar is of wordt, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. De partijen verplichten zich om in plaats van de ongeldige bepaling een nieuwe, geldige bepaling overeen te komen die de betekenis en het doel van de ongeldige bepaling zo dicht mogelijk benadert. Hetzelfde geldt voor leemten in deze overeenkomst.
De aansprakelijkheid van de verwerker is beperkt tot schade veroorzaakt door verwerking die niet voldeed aan de verplichtingen van de verwerker krachtens de AVG en deze overeenkomst, of waarbij de verwerker buiten of in strijd met de rechtmatige instructies van de verwerkingsverantwoordelijke heeft gehandeld. De aansprakelijkheid is bovendien beperkt tot grove nalatigheid en opzet en tot driemaal de jaarlijkse vergoeding van de gesloten overeenkomst.

Versie: 16 juli 2026